Vos appels d'offres et contrats sont souvent accompagnés de devis techniques, cahiers des charges, plans, dessins, etc. dans des fichiers séparés. Ces fichiers sont mis à divers endroits et parfois dans des ordinateurs séparés. Où les trouver dans quelques années? Où est la bonne version?

4D-Approv permet de stocker ces documents avec l'appel d'offres ou le contrat pertinent. Tout est au même endroit: appels d'offres, devis techniques, plans... Le système de prise de copie de sécurité intégré à 4D-Approv protège tout ce travail.

La Gestion documentaire de 4D-Approv n'alourdit pas la base de données ni sa rapidité d'action.

• Service d'entrée de données contractuelles selon des modèles standardisés reconnus dans les organismes publics.
• Service d'optimisation des modèles pour accroître son efficience et son efficacité

La Gestion contractuelle

Vous et votre équipe émettez des contrats dans lesquels vous demandez au fournisseur de fournir une garantie d'exécution, une police d'assurance, une licence valide de la RBQ, etc. Durant la période de contrat, certains de ces documents viennent à échéance. Vous (ou votre acheteur, votre requérant) avez la tâche de suivre les renouvellements de ces documents. De plus au terme du contrat, vous désirez suivre les dates de prolongation ou les dates touchant l'émission d'un nouveau contrat (dates de lancement de l'appel d'offres, émission du nouveau contrat, autorisation par la direction de votre organisme…).

Bref, l'émission de contrats entraîne des suivis à faire pour leur bonne exécution et pour l'émission des futurs contrats.

4D-Approv a un module optionnel de Gestion contractuelle. Toutes les dates à suivre sont intégrées dans un même endroit pour tous les contrats à suivre et à renouveler. Chaque acheteur voit les suivis qu'il doit faire pour la journée, la semaine, le mois… Tous peuvent aussi voir les suivis à faire pour les contrats de tous ensemble.

Par magie, 4D-Approv génère les suivis à effectuer lors de la rédaction du contrat. Fini les oublis.

Cet outil d'une grande puissance vous permet de démarrer la rédaction de vos textes de façon très rapide et efficace. En quelques clics, 4D-approv va proposer aux rédacteurs les clauses et groupes de clauses appropriés pour débuter la conception de leurs textes et même d'aller très loin dans leur rédaction.

• Une seule clause, mais avec ses versions RCA, RCS et RCTC.
• Lors de la création des textes, vous choisissez le règlement et 4D-Approv se charge du reste.

Formulaire de consultation WEB

Vous avez un texte d'appel d'offres ou de contrat pour lequel vous voulez consulter votre client interne sur des points spécifiques de votre document. Peu importe le lieu où votre client interne travaille (au bureau, à la maison, en mission dans un autre pays), ce dernier pourra répondre aux questions spécifiques et ses réponses iront directement dans votre texte d'appel d'offres ou de contrat… dans 4D-Approv. Évidemment, vous gardez un œil ouvert et 4D-Approv vous aide.

Le système 4D-Approv permet l'envoi d'un formulaire Web fabriqué automatiquement en fonction du contenu de votre appel d'offres ou contrat. Pas besoin d'imprimer le tout avec un questionnaire papier pour aller voir son client. De nos jours, cela se fait par le Web et 4D-Approv est Web.

• Numérotation automatique des clauses
• Table des matières automatique
• Note au rédacteur à même le texte
• Clause jumelle et supplantation
• Imprimer vos textes sur différents formulaires.

Toutes les clauses, les groupes de clause ainsi que les documents en cours de rédaction sont disponibles pour visualisation directement sur le web. Cet outil puissant permet à votre requérant de consulter le texte appel d'offres en cours de rédaction en toute sécurité.